spätestens zwölf Monate nach dem Ende eines Jahres, also am 31.12. des Folgejahres, müssen Sie als Vermieter über die Betriebskosten abrechnen. Dabei haben Sie dieses Jahr besonders viele neue BGH-Urteile zu beachten. Für die Betriebskostenabrechnung des Jahres 2007 müssen Sie somit bis zum 31.12.2008 eine formell ordnungsgemäße Abrechnung vorlegen. Gehen Sie sicher, dass die Abrechnung bei Ablauf der Frist nachweislich Ihrem Mieter zugegangen ist. Nach Ablauf dieser Frist sind Nachforderungen ausgeschlossen.
Durch die Zusendung einer bloßen Zahlenauflistung wird die Frist nicht gewahrt. Haben Sie als Vermieter die verspätete Abrechnung aber nicht zu vertreten, können Sie Ihre Nachforderungen noch geltend machen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Gebührenbescheid der Stadt verspätet ergangen ist. Soweit eine Betriebskostenabrechnung Mängel aufweist, kann sie nur in gewissen Grenzen nachgebessert werden. Ihre Abrechnung muss aus sich heraus verständlich sein. Mindestanforderungen sind:
- Eine Abrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Ausgaben enthalten, jeweils den Verteilerschlüssel angeben und die Zahlungen des Mieters aufführen.
- Die Abrechnung muss für den Mieter nachprüfbar sein. Der Mieter muss die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können.
- Die Abrechnung und die einzelnen Angaben und Schritte, müssen klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein. Dabei ist auf das Verständnisvermögen eines Laien abzustellen.
- Von jeder Kostenposition müssen die Gesamtkosten angegeben werden;
nicht umlegbare Kosten dürfen nicht als Pauschale angesetzt werden
sondern müssen betragsmäßig genau angegeben werden.